O que um sistema de gestão voltado para ONGs, Associações e Agências Missionárias precisa ter

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Quando falamos de sistema, nos referimos a software de gestão. Aqui especificamente, um que atenda ONGs, Associações ou Agências Missionárias. Falaremos de alguns requisitos fundamentais, seguidos pela transforme.tech, que vão facilitar sua avaliação, te ajudando a verificar se o seu software atual realmente atende suas necessidades.

 

Requisitos para um sistema de gestão voltado ao terceiro setor

1º – Ser ON-LINE. Na “Era da Internet” é inevitável falar de software sem que este seja online. A internet facilita o acesso a partir de qualquer lugar do mundo por computadores, smartphones, tablets etc, otimizando muito o processo administrativo.
Muitos questionam a segurança de um software em nuvem. No entanto, manter os dados de sua instituição em uma planilha do Excel no computador é muito menos seguro. Com o envio de planilhas por e-mail ou uso de softwares locais com acesso à internet, alguém não-autorizado pode acessar estas informações em sua máquina e vazar dados sigilosos. O mesmo pode acontecer através de malwares (vírus) ou ataque de hackers, pois o nível de segurança dos computadores é baixo. Além disso, o armazenamento local deixa suas informações à mercê de problemas técnicos na máquina – queima do HD, por exemplo. Logo, é ilusório afirmar que o armazenamento local é mais seguro – empresas de software possuem muito conhecimento em mecanismos como a criptografia, por exemplo, que gera mais segurança da informação.

2º – Ter módulos integrados. Uma grande dificuldade é a separação dos dados em documentos diferentes, em diversas planilhas no Excel ou em softwares distintos. É fundamental que o sistema integre estas informações.
Exemplo: manter os cadastros de doadores em um mesmo local facilita atualizações gerais, facilita a geração de boletos através do sistema, ajuda na realização de campanhas de captação de recursos, otimiza o planejamento estratégico, organiza melhor a gestão de tarefas etc. Hoje é possível ter isso tudo integrado dentro de um único sistema de gestão, te ajudando a ter facilmente em mãos todos os dados importantes sem nenhuma perda.

3º – Interação e histórico com doadores, parceiros, beneficiários etc. Hoje é impossível falar de sistema de gestão sem tratar da interação com seu público alvo – o sistema precisa possibilitar isso.
Exemplo: imagine um portal do doador (ou padrinho), onde este tenha acesso e veja o que já investiu na instituição, gere uma segunda via de boleto, ou faça uma doação através do cartão de crédito; veja o histórico do missionário com o qual contribuiu ou de uma criança apadrinhada. É fundamental criar essa facilidade de colaboração. Muitas instituições dificultam sem querer os investimentos, exigindo, por exemplo, que estes sejam feitos via depósito bancário, obrigando o doador ir até o banco, enfrentar filas e gastar tempo para conseguir contribuir.

4º – Relatórios flexíveis e personalizáveis. Se um sistema não gera bons relatórios, perde a razão de ser – só gera mais trabalho. Hoje existem relatórios personalizáveis que, além do modelo padrão, possibilitam a escolha dos campos e informações que serão apresentadas, permitem a ordenação de acordo com sua necessidade, geram gráficos etc. Isso impacta diretamente os resultados da instituição.

5º – Constante atualização, aberto às novas tecnologias. O mundo vive em “transformação” e o sistema também precisa. Se um sistema não se atualizar, ele cai em desuso, deixa de servir.
Um exemplo são os bancos digitais, cada vez mais comuns – os sistemas precisam estar adaptados a essa realidade e se integrar a estes bancos. Outro exemplo é o uso dos smartphones, muito usados como ferramenta de trabalho – o sistema precisa ter otimização para estes aparelhos.

6º – Facilidade de uso, treinamento e suporte por parte da empresa do software aos usuários. A implantação é um momento crucial para o sucesso de um sistema. Se a empresa responsável conseguir fazer uma boa implantação desse software e treinamento de uso, o trabalho em sua instituição irá fluir bem.

7º – Possibilite a diminuição de custos, utilizando as novas tecnologias no meio financeiro. Os novos bancos digitais e as fintechs possibilitam a redução de custos através de taxas muito competitivas, que competem com os bancos tradicionais. Há muito desenvolvimento nessa área e os sistemas não podem ficar fora disso. E quando falamos sobre redução de custos, também falamos da redução de tempo operacional, deixando os processos mais rápidos e eficientes.

8º – Usar sistemas de empresas que sejam referências na área de atuação de sua instituição. É fundamental procurar softwares de gestão dedicados para o trabalho de ONGs, agências missionárias, ou seja, específicos para sua área de atuação. As necessidades desse segmento são diferentes das necessidades de empresas convencionais, portanto, um sistema especializado será um diferencial.

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