Neste material você entenderá as características que um sistema, ou seja, software de gestão precisa ter para atender ONG/OSC, fundações, associações, agências missionárias e outras organizações do terceiro setor de forma mais assertiva.
As organizações do terceiro setor são bem diferentes das organizações de outros setores econômicos. Por um lado, isso é óbvio e as grandes diferenças estão no propósito e fonte de renda. Por outro lado, em alguns aspectos essa diferença deveria ser menor.
Embora tenham propósitos muito diferentes, as organizações do terceiro podem se inspirar em empresas quando o assunto é ferramentas de gestão. Porém, atenção: devido às particularidades do terceiro setor, as tecnologias também precisam estar adaptadas.
Ao dizer que precisamos de tecnologias adaptadas ao terceiro setor, queremos dizer que ONG/OSC e demais organizações podem e devem utilizar ferramentas de gestão, porém diferentes daquelas utilizadas por empresas. Confira a seguir os requisitos!
Requisitos para um sistema de gestão voltado ao terceiro setor
Ao dizer que precisamos de tecnologias adaptadas ao terceiro setor, queremos dizer que ONG/OSC e demais organizações podem e devem utilizar um sistema de gestão, porém diferentes daquelas utilizadas por empresas. Confira a seguir os requisitos!
1. Ser um sistema de gestão ONLINE
Na “Era da Internet” é inevitável falar de sistema de gestão sem que este seja online. A internet facilita o acesso a partir de qualquer lugar do mundo por computadores, smartphones, tablets etc, otimizando muito o processo administrativo.
Muitos questionam a segurança de um software em nuvem. No entanto, manter os dados de sua instituição em uma planilha do Excel no computador é muito menos seguro. Ao enviar planilhas por e-mail ou utilizar softwares locais, com acesso à internet, possibilita alguém não-autorizado acessar estas informações em sua máquina e vazar dados sigilosos.
O vazamento de informações pode acontecer por meio de malwares (vírus) ou ataque de hackers, pois o nível de segurança dos computadores é baixo. Além disso, o armazenamento local deixa suas informações à mercê de problemas técnicos na máquina.
Assim, é ilusório afirmar que o armazenamento local é mais seguro – empresas de software possuem muito conhecimento em mecanismos como a criptografia, por exemplo, que gera mais segurança da informação para o sistema de gestão.
2. Ter módulos integrados no sistema
Uma grande dificuldade é a separação dos dados em documentos diferentes, em diversas planilhas no Excel ou em softwares distintos. É fundamental que o sistema integre estas informações.
Ao manter os cadastros de doadores em um mesmo local, por exemplo, facilita atualizações gerais, a geração de boletos por meio do sistema, ajuda na realização de campanhas de captação de recursos, otimiza o planejamento estratégico e a gestão de tarefas etc.
Atualmente, é possível ter todas essas soluções integradas, dentro de um único sistema de gestão, te ajudando a ter facilmente em mãos todos os dados importantes sem qualquer perda.
3. Interação e histórico com doadores, parceiros, beneficiários etc:
Hoje é impossível falar de sistema de gestão sem tratar da interação com seu público alvo – o sistema precisa possibilitar isso.
Imagine um portal do doador, por exemplo, no qual os mantenedores tenham acesso ao histórico de doações realizadas para a organização, gere uma segunda via de boleto se necessário ou faça uma doação através do cartão de crédito. Seria ótimo, não é?
Além de facilitar a interação com o doador, um sistema de gestão que facilite o contato com o doador é crucial para garantir doações recorrentes.
Às vezes, para facilitar as doações, as organizações divulgam uma chave Pix, sem qualquer forma de obter os dados dos doadores e, assim, perdem a oportunidade de construir relacionamento e aumentar a recorrência. Aprenda mais sobre isso em nosso Guia de Doações Online.
4. Relatórios flexíveis e personalizáveis
Se um sistema de gestão não gera bons relatórios, perde a razão de ser – só gera mais trabalho. Hoje, há relatórios personalizáveis que, além do modelo padrão, possibilitam a personalização das informações que serão apresentadas, com gráficos etc. Isso impacta diretamente os resultados da instituição.
5. Constante atualização do sistema de gestão e aberto às novas tecnologias
O mundo vive em “transformação” e o sistema de gestão também precisa. Se não manter-se atualizado, ele cai em desuso, deixa de servir.
Um exemplo são os bancos digitais – os sistemas de gestão precisam estar adaptados e se integrar a estes bancos. Outro exemplo é o uso dos smartphones, muito usados como ferramenta de trabalho – o sistema precisa ter otimização para estes aparelhos.
6. Sistema fácil de usar, com treinamento e suporte aos usuários por parte do fornecedor
A implantação é um momento crucial para o sucesso de um sistema. Se a empresa responsável fizer uma boa implantação do sistema e prestar treinamento de uso, o trabalho em sua organização fluirá bem.
7. Possibilite a diminuição de custos, utilizando as novas tecnologias no meio financeiro
As fintechs (bancos digitais) possibilitam a redução de custos por meio de taxas muito competitivas, em comparação aos bancos tradicionais.
Há muito desenvolvimento nessa área e os sistemas de gestão não podem ficar fora disso. E quando falamos sobre redução de custos, também falamos da redução de tempo operacional, deixando os processos mais rápidos e eficientes.
8. Usar sistemas de fornecedores que sejam referências na área de atuação de sua organização
É fundamental procurar softwares de gestão dedicados para o trabalho de ONG/OSC, fundações, associações, agências missionárias etc.
As necessidades das organizações do terceiro setor são diferentes das empresas de outros setores econômicos, portanto, um sistema especializado será um diferencial. Assim, evitamos “gambiarras” e adaptações que reduzem o uso pleno da ferramenta.